Confluence: Wie ein digitales Whiteboard – nur mit mehr Chaos!

Ah, Confluence – das heilige Land der Unternehmensdokumentation! Ein Ort, an dem gute Ideen sterben, schlechte Ideen für immer archiviert werden und niemand jemals findet, was er sucht. Wer braucht schon Escape Rooms, wenn er einfach eine alte Meeting-Notiz aus Confluence retten kann?

An dieser Stelle ein kleiner Disclaimer: Es handelt sich bei diesem Artikel um eine humorvolle Auseinandersetzung mit Confluence in der Praxis. Wer sich lieber auf Fakten fokussiert, geht an dieser Stelle am besten hier entlang: Confluence: Effiziente Zusammenarbeit und Wissensmanagement in Unternehmen

„Wo war das nochmal…?“ – Die große Such-Safari

Jeder, der Confluence nutzt, kennt diesen Moment: Man sucht eine Datei oder eine Seite, die man vor zwei Wochen erstellt hat. Man gibt einen Suchbegriff ein, klickt auf die ersten 17 Ergebnisse – und landet in Dokumenten aus dem Jahr 2015, die von einem Ex-Kollegen mit einem kryptischen Titel wie „Wichtige Infos (FINAL V3 Korrigiert NEU).“ gespeichert wurden.  

▶️ Profi-Tipp: Manchmal ist es schneller, einfach eine neue Seite zu erstellen, als die alte zu finden. Falls sie doch auftaucht, kann man später entscheiden, welche Version richtiger klingt. Spoiler: Beide sind veraltet.

Teamwork – oder wie 20 Leute gleichzeitig an einem Dokument scheitern

Einer der großen Vorteile von Confluence ist die Möglichkeit, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. In der Theorie klingt das nach einem Traum. In der Praxis sieht es so aus:  

1. Kollege A schreibt einen Absatz.  
2. Kollege B löscht diesen Absatz aus Versehen.  
3. Kollege C stellt fest, dass die Seite gar nicht notwendig ist und verschiebt sie in einen Ordner mit dem schönen Namen „Allgemeines Zeug“.  
4. Kollege D erstellt eine neue Seite mit exakt demselben Inhalt – aber in einem anderen Bereich.  
5. Kollege E kommentiert unter der falschen Seite: „Ich glaube, wir haben das schon woanders?“  
6. Kollege F setzt eine Abstimmung auf, ob diese Seite bleibt oder gelöscht wird. Die Umfrage endet nie.  

▶️ Profi-Tipp: Confluence ist wie ein Gruppenchat. Wenn du vor lauter Nachrichten den Überblick verlierst, dann lösche die Seite und starte sie mit gleichem Inhalt einfach neu.

Makros – die dunkle Magie der Formatierung

Makros sind die versteckten Superkräfte von Confluence. Wenn man sie beherrscht, kann man Dinge tun wie „Dynamische Tabellen erstellen“, „Live-Daten einbinden“ oder „eine schicke Roadmap bauen“. Aber wehe, du versuchst, ein Makro nachträglich zu bearbeiten! Dann verwandelt sich dein schön formatierter Text in ein labyrinthisches Code-Konstrukt, das nur von NASA-Ingenieuren entschlüsselt oder von mutigen Star-Trek-Fans mit klingonischen Ambitionen ("today is good day to die") durch ausprobieren angepasst werden kann.  

▶️ Profi-Tipp: Falls ein Makro dein Dokument ruiniert – lösche die Seite und fang neu an. Es ist manchmal einfacher als Reparaturversuche.

„Bitte vergiss nicht, die Seite zu aktualisieren!“ – Hat eh keiner gelesen

Was wäre ein Unternehmenswiki ohne die klassische Erinnerungs-E-Mail:  
🛑 „Bitte lest euch die aktualisierte Seite durch!“ 🛑  

Antwortquote: 0 %.  
Leserate: 3 Leute, und das sind zufällig die Autoren selbst.  
Kommentare: Ein einsames „👍“, das mehr aus Mitleid als aus Zustimmung vergeben wurde.  

▶️ Profi-Tipp: Erstelle deine Seiten möglichst oft in unterschiedlichen Bereichen, mit identischem Inhalt. So vergrößerst du die Chancen, dass die Seite gefunden und gelesen wird. 

Der epische Endgegner – Berechtigungen

Und dann gibt es noch das größte Mysterium von allen: Berechtigungen in Confluence.  
Wolltest du je eine Seite für dein Team freigeben, hast aber festgestellt, dass du a) entweder ALLE in der Firma eingeladen hast oder b) selbst keinen Zugriff mehr hast? Willkommen im Club!  

Die Hierarchie der Berechtigungen ist ein komplexes Puzzle aus globalen, Bereichs- und individuellen Einstellungen, das nur ein einziger Mensch in der Firma versteht – und der ist leider gerade in Elternzeit.

▶️ Profi-Tipp: Du kannst eine Seite nicht löschen? Kein Problem. Lösche stattdessen den kompletten Inhalt und ändere den Titel in "GELÖSCHT!". Die anderen werden es verstehen.

Fazit: Wer braucht Ordnung, wenn man Confluence hat?

Trotz aller Tücken ist Confluence der unbestrittene König der Unternehmensdokumentation. Ja, es ist chaotisch. Ja, es ist manchmal wie ein schwarzes Loch für Informationen. Aber ohne Confluence würden wir alle noch in unstrukturierten E-Mail-Ketten nach Informationen suchen. Wir wissen doch ohnehin – kein Mensch interessiert sich für Dokumentation, bis etwas schiefgeht.

Happy Confluencing!